AIで宴会・婚礼の進行表を自動作成する

Q: 無料のChatGPTでも進行表は作れますか？

ChatGPT無料版（GPT-3.5）でも基本的な進行表は作成できます。ただしGPT-4o以上では構成の精度と長文処理能力が上がるため、婚礼のような複雑な進行には有料版の使用を推奨します。

結論：ヒアリングシートをAIに渡すだけで進行表の初稿が完成する

宴会や婚礼の進行表は、担当者が1件ごとにゼロから書き起こすと2〜3時間かかる業務だ。しかしChatGPTなどの生成AIにヒアリング内容を貼り付けると、20〜30分で構成・タイムライン・担当者割当の初稿が出てくる。残りの時間は施設固有の確認作業だけに絞れる。

この記事では、実際に使えるプロンプトの構成と、旅館・ホテルでの運用フローを具体的に解説する。

なぜ進行表作成に時間がかかるのか

旅館の宴会・婚礼担当が進行表作成に時間を取られる理由は三つある。

第一に、毎回ゼロから書き直していること。過去の進行表を参照しながら日付や名前を修正する作業が繰り返されているが、テンプレートが属人的で担当者ごとに形式がバラバラになりやすい。

第二に、タイムラインの計算ミスへの恐れ。「乾杯から一の膳まで何分」「余興終了から締めの挨拶まで何分」という積み上げ計算を手動でやると確認に時間がかかる。

第三に、関係者への確認回数が多いこと。司会・調理・仲居・フロントそれぞれに確認するやり取りが進行表の精度次第で増減する。

AIを使う目的は「初稿の質を上げて確認回数を減らすこと」であり、「完全自動化」ではない。この前提で読み進めてほしい。

AIが得意な進行表の処理と苦手な処理

処理	AIの得意度	理由
タイムラインの構成案生成	高	過去の大量パターンから標準的な流れを出力できる
担当者への役割割当	中	職種名で指示すれば機能するが施設独自の役職名は要調整
司会台本の文章化	高	文章生成が最も得意な領域
料理提供タイミングの最適化	低	実際のキッチン稼働状況を知らないため
当日のトラブル対応フロー	低	施設の物理レイアウトや人員配置を把握していない

苦手な処理は人間が補完する。AIの出力範囲をあらかじめ決めておくことで、レビュー工数が読めるようになる。

宴会進行表を作るプロンプトの構成

基本構成は「役割指定 → 条件入力 → 出力形式の指定」の三段階だ。

ステップ1：ヒアリングシートの項目を整理する

AIに入力する前に、以下の情報を社内ヒアリングシートから転記する。

開催日・開始時刻・終了時刻
会場名・人数（テーブル数）
宴会の目的（忘年会・歓送迎会・懇親会など）
幹事名・幹事の要望
乾杯の発声者・締めの挨拶者
余興の有無・内容・担当者・所要時間
料理コース名・コース品数
BGMの要否
担当スタッフ（司会・仲居リーダー・調理担当）

この情報をテキストで一か所にまとめた時点で、すでに整理の半分は終わっている。

ステップ2：プロンプトを入力する

以下が実際に使えるプロンプトのひな型だ。

あなたは旅館・ホテルの宴会進行を熟知したベテランバンケットマネージャーです。
以下のヒアリング情報をもとに、宴会当日の進行表を作成してください。

【条件】
開始時刻：18:30
終了時刻：20:30
人数：40名（5テーブル）
目的：〇〇株式会社 創立30周年記念パーティー
乾杯：代表取締役 山田様
締め：専務取締役 鈴木様
余興：社員によるクイズ大会（約20分）
料理：和洋折衷コース（全8品）
司会：施設スタッフ 田中
仲居リーダー：佐藤

【出力形式】
- 時刻・内容・担当者・備考の4列の表形式
- 5分単位のタイムライン
- 各担当者への注意事項を表の下にまとめる
- 調理部門への料理提供タイミング指示を別枠で出力する

このプロンプトで出てくる出力例を次に示す。

ステップ3：AIの出力例（抜粋）

■ 宴会進行表：〇〇株式会社 創立30周年記念パーティー

| 時刻  | 内容               | 担当者     | 備考               |
|-------|--------------------|------------|--------------------|
| 18:20 | スタッフ最終確認   | 全員       | マイク・照明チェック |
| 18:25 | ゲスト案内開始     | 仲居：佐藤 | 着席誘導           |
| 18:30 | 開会・司会挨拶     | 司会：田中 |                    |
| 18:35 | 代表挨拶           | ゲスト     | マイクを渡す       |
| 18:45 | 乾杯（山田様）     | 司会誘導   | グラス確認         |
| 18:50 | 歓談・一の膳提供   | 仲居全員   | 調理部門に合図     |
...（中略）...
| 20:10 | 余興（クイズ大会） | 幹事主導   | マイク2本用意      |
| 20:30 | 締め挨拶（鈴木様） | 司会誘導   |                    |
| 20:35 | 閉会・退場案内     | 仲居：佐藤 | 忘れ物アナウンス   |

■ 調理部門への指示
- 18:50：一の膳（前菜・椀物）
- 19:10：二の膳（焼き物・煮物）
- 19:35：三の膳（揚げ物・酢の物）
- 20:05：食事・デザート

この出力を社内の標準フォーマットに貼り直すだけで初稿が完成する。

婚礼進行表に応用する方法

婚礼は宴会より情報量が多く、新郎新婦のプロフィール・演出・親族配慮など固有事項が増える。プロンプトに追加する主な情報は以下の通りだ。

挙式スタイル（神前・チャペル・人前式など）
新郎新婦の名前・ふりがな・出身地
ケーキカット・キャンドルサービスの有無
手紙朗読・映像演出の有無と尺
親族テーブルの位置と特別対応
介添人・カメラマンの動線

プロンプトの冒頭に「挙式から披露宴まで一貫した進行表を作成してください」と明示すると、挙式→控室待機→入場→披露宴という流れをAIが自動的に構成してくれる。

婚礼の場合、司会台本も合わせて出力させると効率が上がる。プロンプトの出力形式に「司会の読み上げ原稿も進行表と並行して出力する」と加えるだけでよい。

進行表作成の運用フロー

AIを業務に組み込む際は、以下のフローが現場で定着しやすい。

1. ヒアリング完了後すぐにAIに入力する（所要5分） ヒアリング直後に担当者がその場でAIにデータを貼り付ける。記憶が鮮明なうちに入力することでヒアリングシートの転記ミスが減る。

2. 出力された初稿を担当者がレビューする（所要15〜20分） タイムラインに無理がないか、担当者の割当に抜けがないかを確認する。調理部門への提供タイミングはキッチンの稼働状況に合わせて手修正する。

3. 関係部署に共有してフィードバックを集める（所要1〜2日） 初稿の質が上がると、関係者からの修正コメントが「細部の調整」だけになる。ゼロから書いた進行表と比べて確認ラウンドが1〜2回減る施設が多い。

4. 確定版をPDFで保存・当日配布する 確定後はPDF化して司会・仲居・調理の各担当に配布する。このタイミングで次回のテンプレートとして保存しておくと、類似イベントの初稿作成がさらに速くなる。

このフローを実践した旅館の事例では、進行表1件あたりの作成時間が平均2.5時間から45分に短縮された。同じ担当者が月10件の宴会を扱う場合、月間で約20時間が他の業務に回せる計算になる。

ChatGPT以外の選択肢

進行表作成に使えるAIツールはChatGPTだけではない。

Claude（Anthropic）: 長い文章の処理が得意で、婚礼のような複雑な進行表や司会台本を一度に出力する場面に向く。日本語の自然さも高い。

Notion AI: すでにNotionで宴会管理をしている施設なら、Notionのデータベース内で直接AI生成できる。ヒアリングデータとの連携がしやすい。

Google Gemini（旧Bard）: Google WorkspaceのSpreadsheetsやDocsと連携できるため、表形式の進行表を直接スプレッドシートに出力したい場合に使いやすい。

ツール選定の詳細については旅館向けAIツール比較も参照してほしい。現時点での各ツールの性能差は公式サイトで最新情報を確認することを推奨する。

よくある失敗と対処法

失敗1：情報不足のまま入力してAIが「適当な時間」を埋める

余興の所要時間を未記入のままプロンプトを送ると、AIが「約15分」など推測で埋めてしまう。入力情報は必ず「確定値」か「未定（検討中）」を明示してから渡す。

失敗2：プロンプトを毎回ゼロから書く

毎回プロンプトをゼロから書くと担当者ごとに品質がばらつく。「宴会用」「婚礼用」の2種類のプロンプトテンプレートをGoogleドキュメントやNotionに保存して全員が同じものを使う体制にする。プロンプトの作り方は宴会招待状のプロンプト活用法も参考にしてほしい。

失敗3：AIの出力をそのまま印刷して配布する

AIは施設の固有事情（調理場の動線・仲居の配置人数・エレベーターの待機時間など）を知らない。出力はあくまで「叩き台」として扱い、担当者の確認を経た版だけが正式ドキュメントになるというルールを社内で決めておく。

FAQ

Q. AIで作った進行表をそのまま使って問題ないですか？

初稿として使えますが、当日の担当者・料理提供タイミング・新郎新婦の意向など施設固有の情報を必ずレビューし修正してください。AIは一般的なパターンを生成するため、個別の要望が反映されているかの確認が必須です。

Q. 無料のChatGPTでも進行表は作れますか？

ChatGPT無料版でも基本的な進行表は作成できます。ただしGPT-4o以上では構成の精度と長文処理能力が上がるため、婚礼のような複雑な進行には有料版の使用を推奨します。

Q. どのくらいの時間短縮になりますか？

従来2〜3時間かかっていた進行表の初稿作成が、ヒアリングシートをAIに入力してから20〜30分で完成します。修正込みでも1時間以内に収まるケースが多いです。

Q. 宴会と婚礼で使うプロンプトは変えるべきですか？

変えることを推奨します。宴会はゲスト数・宴会目的・幹事の要望を中心に入力し、婚礼は式のスタイル・新郎新婦プロフィール・演出内容・親族との段取りを追加します。テンプレートを2種類用意しておくと運用が楽です。

まとめ

AIで宴会・婚礼の進行表を作成する要点は次の三つだ。

ヒアリング完了後すぐにAIに入力する習慣をつける
「宴会用」「婚礼用」のプロンプトテンプレートを組織で共有する
AIの出力は初稿として扱い、施設固有の確認を経て確定させる

バック業務の効率化はこの記事だけでなく、食材ロスをAI需要予測で減らす実践ステップやAIで勤怠データから残業の偏りを見つけるといった取り組みと組み合わせることで、スタッフの総稼働時間を構造的に下げていける。一つの業務改善を突破口に、隣接する工程へと展開していくのが最も定着しやすいアプローチだ。