宴会・法要の案内文をAIで作る際、どんな情報を渡せばよいですか？

日時・会場・人数・料理コース・金額・連絡先・担当者名を最低限渡してください。法要の場合は施主名・故人名・回忌も加えると適切なトーンに仕上がります。

プロンプトで作った案内文をそのまま送っても大丈夫ですか？

必ず人の目で確認してから送付してください。金額・日時・人名の誤りはAIが自信を持って出力しても発生します。特に敬称・続柄の表現は旅館のスタイルに合わせて修正してください。

法要の案内文と宴会の案内文で書き方を変えるべきですか？

変えるべきです。法要は「ご案内申し上げます」「謹んで」など格調を上げた表現を使い、宴会・宴席は明るく具体的な内容を前面に出します。プロンプトでその違いを明示してください。

旅館の宴会案内文をAIで作るメリットは何ですか？

文章の構成に悩む時間が削減され、スタッフによる品質のばらつきがなくなります。ゼロから書くと30分かかる案内文が、プロンプトと確認作業で10分以内に完成するケースが多いです。

宴会・法要の案内文を作るプロンプト集｜旅館スタッフがすぐ使える8例

結論：案内文作成の工数を半分にするには、渡す情報の質が鍵

宴会や法要の案内文は、書く内容が決まっているにもかかわらず毎回一から書き起こしているケースが多い。担当者によって文体がばらつき、誤字のまま送ってしまった、という失敗も起きやすい。

ChatGPTなどの生成AIに正確な情報と明確な指示を与えれば、下書きは2〜3分で完成する。見直しと調整を含めても、従来の半分以下の時間で案内文を出せる。

この記事では、旅館・ホテルのフロントや宴会担当が実際に使えるプロンプトを8例紹介する。招待状から確認書・当日案内・お礼状まで、一連の書類作成をカバーする。

なぜ旅館の案内文作成にAIが合うのか

宴会・法要の案内文には定型的な構造がある。日時・場所・料理・金額・連絡先の5要素を正確に盛り込み、適切な敬語で包む。この構造のある文章は、生成AIが最も得意とする分野だ。

難しいのは「情報は揃っているのに言葉が出てこない」という状況だ。担当者が変わったとき、繁忙期に新人が対応するとき、普段書き慣れていない法要案内を急に作成するとき、AIが大きな助けになる。

ただし、AIは渡した情報の外を補完しようとするため、固有名詞や金額を曖昧にすると誤情報を自信満々に出力する。プロンプトで「不明な項目は空欄にして」と指示するか、必要情報をすべて渡してから使うのが鉄則だ。

関連する業務フローとして、宿泊プラン紹介文が書けるプロンプト集も参考になる。案内文と紹介文は似た構造を持ち、同じプロンプト設計の考え方が使える。

プロンプトを使う前に準備する情報リスト

案内文の種類を問わず、以下の情報を事前にメモしてからプロンプトに貼り付ける。

項目	宴会	法要
主催者名・団体名	必須	施主名（必須）
日時（年月日・開始〜終了）	必須	必須
会場名・住所	必須	必須
料理コース名・金額	必須	必要に応じて
参加人数（予定）	必須	必須
故人名・回忌	不要	必須
担当者名・連絡先	必須	必須
返信期限	あれば	あれば
特記事項（アレルギー確認など）	あれば	あれば

この情報を「事実として」プロンプトに渡すと、AIが自己補完して誤情報を入れるリスクが大幅に下がる。

プロンプト集（8例）

プロンプト①：宴会の招待状（幹事向け）

以下の情報をもとに、宴会の招待状を作成してください。

【条件】
- 受け手：参加者（ビジネス関係・取引先）
- 文体：丁寧なビジネス敬語、堅すぎず親しみやすいトーン
- 長さ：400〜500字程度
- 署名：幹事名を「○○」とプレースホルダーで入れてください

【宴会情報】
- 主催：○○株式会社 営業部
- 日時：2026年7月18日（土）18:00〜20:30
- 会場：○○旅館 大広間「○○の間」（〒×××-×××× ××市××町1-1）
- 内容：夏季懇親会
- 料金：お一人様 8,000円（料理・飲み放題込み）
- 出欠返信期限：2026年7月11日
- 担当連絡先：○○ TEL:000-0000-0000

使い方のポイント：○○部分を実際の情報に置き換えて渡す。生成後、日時・金額・住所を必ず照合する。

プロンプト②：法要の案内文（親族向け）

以下の情報をもとに、法要の案内文を作成してください。

【条件】
- 受け手：親族・縁故者
- 文体：格調があり、謹んだ表現。「謹んで」「ご案内申し上げます」を使う
- 長さ：400〜500字程度
- 縦書きを想定した文体にしてください（句読点の使い方に注意）

【法要情報】
- 施主：○○ ○○
- 故人：○○ ○○（享年×歳）
- 法要名：十七回忌法要
- 法要日時：2026年8月10日（月）午前11時
- 会食場所：○○旅館 ○○の間
- 会食開始：法要終了後、午後1時頃より
- 出席返信期限：2026年7月25日
- 問い合わせ先：施主 ○○ TEL:000-0000-0000

使い方のポイント：故人名・施主名は必ずプレースホルダーを設けて後から入力確認する。回忌の計算（没年から逆算）はAIに任せず自分で確認すること。

プロンプト③：予約確認書（宴会担当から幹事へ）

旅館の宴会担当者として、幹事様への予約確認書を作成してください。

【条件】
- 差出人：○○旅館 宴会係 ○○
- 受取人：幹事様個人（社名・役職なし）
- 文体：丁寧・実務的。温かみを持たせてください
- 長さ：300〜400字

【確認内容】
- お客様名：○○様ご一行
- ご宴会日：2026年9月5日（土）
- お時間：受付18:00 / 開宴18:30
- 会場：大広間「○○」
- ご人数：30名様
- お料理：○○コース（一人 12,000円）
- ご要望：アレルギー対応（卵・甲殻類）2名分を確認済み
- お支払い：当日現金またはクレジットカード
- ご不明点の連絡先：TEL 000-0000-0000（担当：○○）

使い方のポイント：アレルギーや特別対応の確認事項は、確認済みか未確認かを明示してプロンプトに渡す。曖昧に書くとAIが「確認します」と自己補完することがある。

プロンプト④：当日のご案内文（会場設置用）

旅館の宴会当日、会場に置くご案内文を作成してください。

【条件】
- 設置場所：受付テーブルおよび各テーブル
- 文体：歓迎の気持ちが伝わるもの。かつシンプルで読みやすい
- 長さ：200字以内
- タイトルは「本日はご来館いただきありがとうございます」で始めてください

【内容に含める項目】
- 宴会名：○○会社 創立30周年記念パーティー
- お食事の流れ：18:30開宴、コースは全8品、デザートで終了
- お飲み物：18:30〜20:30 飲み放題
- お手洗いの場所：廊下を出て右手
- スタッフへの声かけ方法：各テーブルのベルを押す

使い方のポイント：当日案内は短く明快にする必要があるため、「200字以内」の字数制限を明示する。AIは指定がなければ長めに書く傾向がある。

プロンプト⑤：法要後のお礼状（施主から参列者へ）

法要後、施主から参列者へのお礼状を作成してください。

【条件】
- 差出人：施主（施主名は「○○」とプレースホルダーにしてください）
- 受取人：参列者一般（特定の個人ではない）
- 文体：格調があり、感謝の気持ちが丁寧に伝わるもの
- 長さ：300〜400字

【内容に含める項目】
- 法要名：○○（故人名）儀 十三回忌法要
- 実施日：2026年8月10日
- 感謝の内容：遠方にもかかわらずご参列いただいたこと、会食にもお付き合いいただいたこと
- 結び：今後も変わらぬお付き合いのお願い
- 品物の案内：後日、粗品をお送りする旨（品名は伏せる）

使い方のポイント：お礼状は法要後1週間以内に送るのが一般的だ。プロンプトで作成後、施主の言葉として自然かを確認し、必要なら一人称や語尾を調整する。

プロンプト⑥：複数案を出させて比較する（トーン違い3パターン）

宴会の案内文を3パターン作成してください。同じ情報から、トーンだけを変えてください。

【パターン】
1. 格式高い（ビジネスフォーマル、取引先向け）
2. 親しみやすい（カジュアルだが礼儀正しい、社内仲間向け）
3. ユーモアを少し入れた（プライベートな宴席向け）

【宴会情報】
- 主催：○○サークル
- 日時：2026年10月3日（土）19:00〜21:30
- 会場：○○旅館 個室「○○」
- 内容：秋の親睦会
- 参加費：7,000円（料理・飲み放題）
- 返信期限：9月26日
- 連絡先：○○（幹事）TEL:000-0000-0000

使い方のポイント：案内文のトーンで迷うときは複数案を出させて選ぶのが最速だ。3パターン作るよりも選ぶほうが時間がかかならない。採用した案をベースに微修正する使い方が現場に合っている。

プロンプト⑦：メール件名と本文をセットで作る

宴会の招待メールを、件名と本文セットで作成してください。

【条件】
- 件名は開封率を高めるため、具体的な宴会名と日付を入れてください
- 本文は500字以内
- 本文末尾に返信フォーム（Googleフォーム等）へのURL挿入欄を設けてください（URLは「【URL】」とプレースホルダーにしてください）

【メール情報】
- 差出人：○○旅館 宴会係 ○○
- 宛先：幹事様
- 宴会名：○○会社 忘年会2026
- 日時：2026年12月20日（土）18:30〜21:00
- 会場：○○旅館 宴会場「○○」
- お一人様：10,000円（税込・料理＋飲み放題）
- 申込締切：2026年11月30日

使い方のポイント：返信方法がWebフォームの場合、URL挿入欄を明示的に作らせると、本文中で自然な文脈でリンクが配置される。送信前にリンクが正しく機能するか必ず確認すること。

プロンプト⑧：電話での内容確認をもとに案内文を起こす

以下のメモをもとに、宴会の予約確認書を作成してください。
メモは口頭確認の走り書きです。抜けている情報は「要確認」と本文中に記載してください。

【メモ内容】
- 田中さん幹事、20人くらい
- 12月末、土曜希望、まだ日付確定してない
- コースは一番いいやつ、値段は追って確認
- アレルギーの人がいるかも、聞いてみる
- 当日現金払い
- 連絡先はメールで来る予定

使い方のポイント：電話受付後のメモは断片的になりがちだ。このプロンプトは「抜けている情報は要確認と記載」と指示することで、AIが勝手に補完せず、確認が必要な箇所を可視化できる。案内文の完成と同時に、確認事項のチェックリストとして機能する。

品質チェックの手順

プロンプトで生成した案内文は、送付前に以下の順番で確認する。

固有名詞の照合：人名・施設名・地名をすべて元の情報と突き合わせる
日時・金額の確認：数字は1文字ずつ確認する。AIは「2026年」と「2027年」を誤るケースがある
敬称・続柄の確認：法要では故人の続柄（父・母・祖父など）が正しく反映されているか確認する
自社の文体との整合：旅館によって「〜でございます」「〜です・ます」のスタイルが異なる。統一する
担当者の一読：送る前に担当者が声に出して読む。声に出すと誤字・不自然な箇所に気づきやすい

よくあるミスとその対策を下表にまとめる。

よくあるミス	原因	対策
日付が存在しない（例：6月31日）	AIが月末日数を誤る	送前にカレンダーで確認
金額が指定と異なる	プロンプトの数値転記ミス	コピペ後に照合
故人名に敬称がない or 重複	AIの敬称処理が不安定	「○○様」を自分で付与
回忌の数え方が違う	AIが没年から単純計算する	自分で計算して指定

実際の業務での使い方

宴会担当が一番悩むのは「書き方がわからない」ではなく「今日も同じ文章を1時間かけて書く」という繰り返し作業だ。

プロンプトを使うと、情報収集（5分）→プロンプト入力（3分）→生成・確認（5分）という流れで、合計13分程度で案内文が完成する。従来の「過去ファイルを探して・修正して・確認して」のルーティンと比べると、1件あたり20〜30分の削減になる。

月に20件の宴会・法要対応がある施設なら、月間400〜600分、つまり約7〜10時間が他の業務に使えるようになる。

クレーム返信の文章も同様にAIで下書きができる。クレーム返信の下書きを作るプロンプト集では、クレーム種別ごとのプロンプト例を紹介している。

また、宴会の見積もり対応にAIを使った事例として旅館AI宴会見積もり時間削減も参考になる。プロンプトで案内文を作るだけでなく、見積もり提示のスピードも改善できる。

まとめ

宴会・法要の案内文をAIで作るには、3つのことを守ればよい。

必要情報をすべてプロンプトに渡す（曖昧な情報はプレースホルダーにする）
生成後は固有名詞・日時・金額を必ず照合する
自社の文体に合わせて最終調整する

プロンプト設計に慣れてきたら、施設のテンプレートとして保存しておくと再利用できる。担当者が変わっても品質が保たれるのが、プロンプト化の最大の利点だ。

朝礼や申し送りの要約にもAIを使っている施設は増えている。朝礼・申し送りを要約するプロンプト集では、引き継ぎの精度を上げる方法を紹介しているので、業務全体の効率化と合わせて取り組んでほしい。