朝礼・申し送りを要約するプロンプト集｜旅館・ホテルですぐ使える7例

結論：申し送り要約プロンプトで、5分の読み合わせが1分以下になる

旅館・ホテルの朝礼では、複数のスタッフが申し送り帳やノートをその場で読み合わせる場面が多い。10〜15行の手書きメモを全員で確認するだけで5〜8分が消える。AIに要約を任せると、同じ情報を箇条書き3〜5行に圧縮でき、読み合わせ時間は1分以下になる。

このページでは、旅館・ホテルの申し送りや朝礼メモを要約するプロンプトを7例掲載する。コピーして申し送り内容を貼り付ければ、今日の朝礼から使える。

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なぜ申し送りの要約にAIが向いているのか

申し送り文は書いた人の表現や優先順位がばらつきやすい。ベテランスタッフが書けば要点が整理されているが、慣れていないスタッフが書くと背景説明が長くなり、肝心の対応事項が後半に埋もれることがある。

AIは「何をすべきか」「誰が対応するか」「いつまでか」という軸で情報を再整理するのが得意で、文体の差を均一化する効果がある。また翻訳・多言語対応も同時に行えるため、外国人スタッフが多い宿泊施設でも活用できる。

申し送りのデジタル化については 旅館のフロント申し送りをデジタル化する方法 でも詳しく解説している。

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使い方の基本：プロンプトの構造

以下のプロンプトはすべて次の手順で使う。

1. プロンプトをコピーしてChatGPT・Claude・Geminiのチャット欄に貼り付ける
2. 【申し送り内容】 の部分を実際のテキストに置き換える
3. 個人名・電話番号・部屋番号など個人を特定できる情報は事前に「A様」「201号室→X号室」のように伏字にする
4. 送信して出力を確認し、必要に応じて「もう少し短く」「英語にも翻訳して」と追加指示する

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プロンプト集7例

プロンプト1：基本の要約（汎用）

最もシンプルな構成。申し送り帳の内容をそのまま貼り付けて使う。

以下は旅館の申し送りメモです。
本日の朝礼で共有すべき内容を、箇条書き5点以内で要約してください。
優先度の高い対応事項（クレーム・体調不良のお客様・設備不具合など）を先に出力してください。

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト2：担当部署別に整理する

フロント・客室・厨房など複数部署が混在した申し送りを、担当別に振り分ける。

以下の申し送り内容を読み、部署ごとに整理して出力してください。
部署は「フロント」「客室係・仲居」「厨房・食堂」「設備・施設管理」「その他」で分類してください。
該当事項がない部署は省略して構いません。

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト3：対応期限・担当者を抽出する

「明日まで」「〇〇さんが対応中」などのアクション情報を抽出し、タスクリスト形式にする。

以下の申し送りから、未完了のタスクと対応期限・担当者を抽出してください。
出力形式：
- タスク内容
- 担当者（記載がない場合は「要確認」）
- 期限（記載がない場合は「本日中」）

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト4：クレーム・要注意事項だけを抽出する

長い申し送りからクレームや体調不良のゲスト情報だけを素早く確認したい場合に使う。マネージャーの朝の確認業務に向いている。

以下の申し送りの中から、クレーム・要注意ゲスト・設備不具合・スタッフの体調不良・支払い未確認など、即日対応が必要な事項だけを抜き出してください。
箇条書きで出力し、各項目の冒頭に「【クレーム】」「【設備】」のようにカテゴリを付けてください。
緊急性がない内容は含めないでください。

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト5：多言語併記（日英）

外国人スタッフと日本人スタッフが混在するフロントで使う。要約結果を日本語と英語で同時に出力する。

以下の旅館の申し送りを要約し、日本語と英語の両方で出力してください。
要点は箇条書き5点以内にまとめてください。
出力形式：
【日本語要約】
（箇条書き）

【English Summary】
（箇条書き）

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト6：口頭朝礼の発言原稿を作る

申し送り要約を読み上げるだけでなく、マネージャーが朝礼で話すための原稿として整形する。

以下の申し送り内容を元に、朝礼で読み上げる原稿を作成してください。
条件：
- 話し言葉で書く（「〜でございます」調でなく「〜です」「〜します」）
- 全体で1分以内に読める長さ（300字前後）
- 重要事項を先に述べ、最後に「本日もよろしくお願いします」で締める

【申し送り内容】
（ここに申し送りテキストを貼り付ける）

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プロンプト7：複数日分の申し送りをまとめて傾向分析する

連休や繁忙期が終わった後、数日分の申し送りをまとめてAIに読ませ、繰り返し発生している問題を洗い出す。

以下は旅館の3日分の申し送りです。
この中から繰り返し発生している問題や改善すべき課題を抽出してください。
出力形式：
1. 課題名：（具体的な内容）
   発生回数・頻度：
   推奨対応：（1〜2文で）

【1日目の申し送り】
（テキスト）

【2日目の申し送り】
（テキスト）

【3日目の申し送り】
（テキスト）

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各プロンプトの使いどころ早見表

プロンプト	主な使い場面	出力の特徴
1. 基本の要約	毎朝の定例確認	箇条書き5点以内
2. 部署別整理	多部署が混在する申し送り	部署ごとに分類
3. タスク抽出	対応漏れ防止	担当者・期限付きリスト
4. クレーム抽出	マネージャーの朝の確認	緊急事項のみ抽出
5. 日英併記	外国人スタッフがいるフロント	日本語＋英語で出力
6. 朝礼原稿	読み上げ用の原稿作成	300字・話し言葉
7. 傾向分析	繁忙期終了後の振り返り	課題と改善案を提示

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精度を上げる3つのコツ

1. 申し送りの書き方を統一する

AIへの入力品質がそのまま出力品質に直結する。「日付・シフト帯・氏名（伏字）・対応内容・完了/未完了」の順に書くフォーマットを社内で統一すると、要約の正確さが上がる。フォーマットの整備方法は 宿泊者アンケートを集計・要約するプロンプト で紹介している構造化の考え方が参考になる。

2. 不要な情報を事前に除く

「〜と思います」「〜かもしれません」のような推測表現が多い申し送りは、AIが重要度を誤判断しやすい。書いた本人が確認できる事実だけを記載するよう、書き方の研修と合わせて運用するとよい。

3. 出力後に「追記」で補足する

AIの要約は事実を整理するが、文脈や背景は省かれることがある。「なぜそのゲストが要注意なのか」という背景情報が必要な場合は、AIの出力の末尾に担当者が1〜2行手で追記するのが実用的な運用方法だ。

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申し送りのデジタル化と組み合わせると効果が倍になる

紙の申し送り帳をスマートフォンで撮影してOCRでテキスト化し、プロンプトに貼り付けるフローを組むと、手書きの旅館でも今日から運用できる。LINEやSlack上のやり取りをそのままAIに貼り付けて要約させる使い方も増えている。

申し送りのデジタル化自体を進めたい場合は 旅館のフロント申し送りをデジタル化する方法 と 旅館のクレーム対応ドラフト自動化ワークフロー も参照してほしい。

クレーム対応のプロンプトについては クレーム返信の下書きを作るプロンプト集 で詳しく解説している。

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よくある質問

Q. 申し送りの要約プロンプトはどのAIツールで使えますか？ ChatGPT（GPT-4o）、Claude、Geminiなどの主要チャットAIで動作する。コピー&ペーストで使えるため、特別なシステム導入は不要だ。

Q. 申し送り帳の内容をAIに入力しても情報漏洩になりませんか？ 顧客の氏名・連絡先など個人を特定できる情報は入力前に伏字にすることを推奨する。「〇〇様」→「A様」のように置換するだけでリスクを大幅に下げられる。利用するAIツールの利用規約と自社の情報管理ポリシーは事前に確認してほしい。

Q. プロンプトを毎回入力するのが手間です。効率化する方法はありますか？ ChatGPTの「カスタム指示」やClaudeの「プロジェクト」機能にシステムプロンプトとして登録しておくと、毎回入力する必要がなくなる。スタッフ全員が使うなら共有アカウントのカスタム指示に設定するか、社内wikiにコピー用テキストを掲載するのが現実的だ。

Q. 日本語の手書き申し送り帳をAIに読み込ませることはできますか？ スマートフォンのカメラで撮影し、ChatGPT（画像入力）やGoogle レンズでOCR変換した後にテキストをAIへ貼り付けると処理できる。ただしOCRの精度は筆跡によって変わるため、誤字があった場合は手動で修正してから送信するとよい。

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まとめ

朝礼・申し送りの要約は、AIが最も得意とする「構造化されていない文章を整理する」タスクの典型例だ。専用システムを入れなくても、ChatGPTやClaudeへのコピー&ペーストだけで今日から運用を変えられる。

まず「プロンプト1（基本の要約）」を今日の申し送りで試し、効果を確認してから部署別整理やタスク抽出へ展開していくのが失敗しない進め方だ。申し送りの品質が上がると、クレーム対応やゲスト対応の速度にも連鎖して影響する。

プロンプトを使った業務改善の全体像は 宿泊プラン紹介文が書けるプロンプト集 や 求人原稿を作るプロンプト集（旅館・ホテル版） も合わせて参考にしてほしい。