議事録から「やることリスト」を作るプロンプト集（旅館・ホテル版）

Q: 議事録からやることリストを作るとき、どんなプロンプトを使えばいいですか？

議事録のテキストをそのまま貼り付け、「担当者・期限・内容の3列で箇条書きにしてください」と指示するのが基本形です。このページに旅館業務に特化したプロンプトを5種掲載しています。

Q: AIが議事録から担当者を読み取れない場合はどうすればいいですか？

議事録に「〇〇さんが対応」「フロント担当」など担当者の記載がないと、AIも特定できません。その場合は「担当者が不明な項目には【要確認】と入れてください」と追加指示すると、抜け漏れを可視化できます。

結論：会議後のタスク整理は「議事録をAIに渡す」だけで終わる

会議が終わった直後に「誰が何をいつまでにやるか」を一覧化するのは、慣れた担当者でも20〜30分かかる作業だ。議事録を読み返し、発言の中からアクションを拾い、部署ごとに分類して書き直す。この手順をAIに任せると、同じ作業が2〜3分で終わる。

必要なのはプロンプト1行と議事録のテキストだけだ。このページでは旅館・ホテルの実務に即した5種類のプロンプトを、コードブロック付きでそのまま使える形で掲載する。

なぜ議事録からのタスク抽出にAIが向いているのか

会議の議事録には「〜することになった」「〜を検討する」「〜さんに確認をお願いする」という表現が散在している。人間が読めば文脈でアクションと判断できるが、これを一覧化するには全文を読み直す必要がある。

AIはこの「全文を一気に読んで構造を抽出する」作業が得意だ。特に以下の点で時間短縮が大きい。

作業	人間	AI
議事録全文の読み直し	10〜15分	数秒
アクション抽出・整理	10〜15分	プロンプト次第で即時
担当者・期限の列追加	5〜10分	指示に含めれば同時に出力

ただし、議事録の品質がそのまま出力の精度に直結する。発言者が不明、期限の言及がないなど、そもそも議事録に情報がない場合はAIも補完できない。AIが作ったリストをそのまま使うのではなく、担当者が確認・修正する前提で運用するのが現実的だ。

基本プロンプト：どんな会議でも使える汎用型

まずはどんな種類の会議にも使える基本形を覚える。議事録のテキストを貼り付けた後に、このプロンプトを続けて送る。

以下の議事録から、アクションアイテムだけを抽出してください。

出力形式：
| No. | やること | 担当者 | 期限 | 優先度（高・中・低） |
|-----|----------|--------|------|----------------------|

- 担当者が明記されていない場合は「要確認」と入力
- 期限が明記されていない場合は「未定」と入力
- アクションではない情報共有や決議内容は含めない

【議事録】
（ここに議事録のテキストを貼り付け）

「アクションではない情報共有は含めない」という一文が重要だ。この指示がないと、「〇〇の売上は前年比110%だった」といった報告内容もタスクに混入してしまう。

旅館・ホテル業務に特化した5つのプロンプト

プロンプト1：朝礼・引き継ぎ会議向け

朝礼は10〜15分と短く、発言がメモ書き程度の簡潔な形で残ることが多い。断片的なテキストからでもタスクを拾えるよう指示を加えた。

以下は旅館の朝礼メモです。今日中に対応が必要なやることリストを作ってください。

条件：
- 「今日中」「本日」「午前中」など時間軸がある発言は期限を具体的に記載
- 担当部署（フロント・調理・客室・総務など）がわかる場合は記載
- 完了済みの連絡事項は除外する
- 箇条書きで出力し、緊急度が高い順に並べる

【朝礼メモ】
（ここに朝礼メモを貼り付け）

朝礼後に当番スタッフがメモをそのまま貼り付けるだけで、当日の行動リストができあがる。特に繁忙期は「誰が何をやるか」が口頭だけでは流れてしまうため、テキスト化して全員が見られる状態にしておく効果が大きい。

朝礼の申し送り業務全体を効率化したい場合は、朝礼・申し送りを要約するプロンプト集も合わせて参考にしてほしい。

プロンプト2：月例経営会議・部門長会議向け

経営会議は議題が多岐にわたり、議事録が長文になりやすい。部門ごとに分けて出力させると、各部門長が自分の担当だけを確認できる。

以下は旅館の月例経営会議の議事録です。部門別にやることリストを整理してください。

出力形式：
## 【部門名】
- やること：
  担当者：
  期限：
  背景（なぜその対応が必要か、1行で）：

対象部門：フロント、客室、調理・厨房、総務・経理、営業・販売、施設管理
該当する発言がない部門は省略してください。

【議事録】
（ここに議事録を貼り付け）

「背景（1行）」を入れているのは、会議に出ていなかったスタッフが後からリストを見たときに文脈を理解できるようにするためだ。タスクだけ渡されても「なぜやるのか」がわからないと、優先度の判断がつかない。

プロンプト3：OTAレビュー対策・クレーム検討会議向け

ゲストのレビューやクレームへの対応策を議論した会議では、「誰が何を改善するか」を明確にする必要がある。改善策の抽象度が高いまま終わりやすい会議でもあるため、具体化を促す指示を加える。

以下はゲストレビューの対応策を検討した会議の議事録です。
各アクションを「具体的に何をするか」が一読でわかる形に整理してください。

条件：
- 「検討する」「考える」などの曖昧な表現は、具体的な行動に言い換える（例：「改善策を検討する」→「〇〇の手順書を改訂し、来週月曜の朝礼で共有する」）
- 言い換えが難しい場合は「要具体化」とメモする
- 改善対象のゲスト体験（例：チェックイン待ち・浴場の清潔感）も列に追加する

出力形式：
| 改善対象 | 具体的なアクション | 担当者 | 期限 | 要具体化フラグ |

【議事録】
（ここに議事録を貼り付け）

「要具体化フラグ」列を設けることで、会議後の次のアクションが「このタスクの中身をもう一度決める」という形で明示される。抽象的な議論を曖昧なまま終わらせないための仕掛けだ。

クレーム対応のメール文面作成については、クレーム返信の下書きを作るプロンプト集に具体的なプロンプトをまとめている。

プロンプト4：新人OJT・スタッフ育成会議向け

OJT記録や育成面談の内容からは、「教える側のやること」と「教わる側のやること」が混在する。それぞれ分けて出力させると進捗管理がしやすい。

以下はスタッフ育成・OJTの振り返り会議の議事録です。
教える側（トレーナー）とスタッフ本人のやることリストを分けて作成してください。

【トレーナーのやること】
- アクション：
  対象スタッフ：
  実施期限：

【スタッフ本人のやること】
- アクション：
  自己学習・練習内容：
  確認期限（上長チェック日）：

条件：
- スキルの習得目標は「どのレベルになればOKか」の基準も抽出して記載
- 議事録に習熟度の評価があれば「現状レベル」も追記

【議事録】
（ここに議事録を貼り付け）

OJTの振り返りは実施されても記録が残らないことが多い。AIで即座にリスト化する習慣をつけると、「言った・言わない」の齟齬が減り、育成の抜け漏れを防ぎやすくなる。

プロンプト5：週次チームミーティング向け（継続タスク管理付き）

週次会議では「先週のタスクの進捗確認」と「今週の新規タスク」が混在する。両方を一度に整理するプロンプトだ。

以下は旅館の週次ミーティングの議事録です。
「先週からの継続タスク」と「今週の新規タスク」を分けてリスト化してください。

【先週からの継続タスク】
| タスク内容 | 担当者 | 当初期限 | 今週の対応（完了/継続/要対応） | 次のアクション |

【今週の新規タスク】
| タスク内容 | 担当者 | 期限 | 関連する先週タスク（あれば） |

条件：
- 「完了した」「終わった」などの報告があるタスクは継続タスク表の「今週の対応」に「完了」と記入
- 完了したタスクは新規タスク表には記載しない
- 議事録に前週の議事録がない場合、継続タスクの欄は省略してOK

【今週の議事録】
（ここに今週の議事録を貼り付け）

【先週の議事録（あれば貼り付け）】
（ここに先週の議事録を貼り付け、なければ「なし」）

先週と今週の議事録を両方渡すと、「先週の〇〇の件はどうなったか」という継続確認を自動でやってくれる。ツールを導入せずに進捗管理の仕組みを作りたい施設には、まずここから試してほしい。

プロンプトの精度を上げる3つのコツ

1. 議事録の品質を上げてからAIに渡す

「〇〇することになった」だけでなく「〇〇さんが〇月〇日までに〇〇する」と書かれた議事録の方が、AIの抽出精度は格段に上がる。会議中のメモ係に「担当者・期限・内容の3点セットで記録する」というルールを浸透させると、後処理が楽になる。

2. 出力結果を必ず担当者が確認する

AIは議事録に書かれていないことを補完しない。発言の意図を文脈から読み取ることもあるが、誤読する可能性は常にある。生成したリストは担当者が5分で目を通し、内容・期限・担当の3点を確認する運用が適切だ。

3. そのままタスク管理ツールに貼り付ける

出力をMarkdownの表形式にしておくと、NotionやAsanaなどのツールにそのままコピーできる。「毎週の議事録→AIでリスト化→Notionに貼る」という流れを定型化すると、ツールの入力作業も省ける。

よくある失敗パターンと対処法

失敗1：タスクが多すぎて使えない → 「優先度が高いものだけ上位5件に絞ってください」と追加指示する。または「本日対応が必要なものだけ」と期間を絞る。

失敗2：担当者が全部「要確認」になる → 議事録に担当者の名前が出てこない場合に起きる。会議のメモに「誰が言った発言か」を残す習慣がないと改善しない。AI側での解決策はないため、議事録の取り方を変えるのが根本対処だ。

失敗3：情報共有もタスクに混入する → プロンプトに「決定事項や情報共有は除外し、誰かが何かをする必要があるものだけ抽出してください」と明示する。

失敗4：抽象的なアクションしか出てこない → 「各アクションを、明日からでも実行できる具体的な動詞で書き直してください」と追加する。プロンプト3の「要具体化フラグ」のアプローチも有効だ。

他の業務との組み合わせで使う

議事録からタスクリストを作る作業は、他の業務効率化と組み合わせると効果が倍になる。

アンケートの自由記述から改善タスクを抽出したい場合は、宿泊者アンケートを集計・要約するプロンプトのプロンプトと組み合わせると、「ゲストの声→改善会議→タスクリスト」という一連の流れをAIで回せるようになる。

フロント引き継ぎのデジタル化については、フロント引き継ぎのデジタル化ガイドに具体的な手順が載っている。引き継ぎメモをそのままAIに渡してタスクを抽出する活用方法も合わせて検討してほしい。

FAQ

Q. 議事録からやることリストを作るとき、どんなプロンプトを使えばいいですか？ A. 議事録のテキストを貼り付け、「担当者・期限・内容の3列で箇条書きにしてください」と指示するのが基本形です。このページに旅館業務に特化したプロンプトを5種掲載しています。

Q. AIが議事録から担当者を読み取れない場合はどうすればいいですか？ A. 議事録に「〇〇さんが対応」「フロント担当」など担当者の記載がないと、AIも特定できません。「担当者が不明な項目には【要確認】と入れてください」と追加指示すると、抜け漏れを可視化できます。

Q. Googleドキュメントの議事録にも使えますか？ A. テキストをコピーしてChatGPTやClaudeに貼り付ければ同じプロンプトが使えます。ドキュメントの共有リンクを直接渡す方法はツールによって対応状況が異なるため、最新の公式情報を確認してください。

Q. 会議の種類によってプロンプトを変える必要がありますか？ A. 経営会議・部門朝礼・OJT面談など目的が違うと、出力したいタスクの粒度も変わります。このページでは会議の種類別に使い分けられる5つのプロンプトを用意しています。

まとめ

会議後にやることリストを整理する作業は、AIに渡す議事録の品質次第で精度が決まる。プロンプトの工夫よりも「担当者・期限・内容が書かれた議事録を作る」という会議の記録習慣の方が、最終的な成果に直結する。

このページのプロンプトはどれもコピーしてすぐ使えるよう設計した。まずは直近の会議メモを手元に用意して、基本プロンプトから試してみてほしい。うまくいかない場合は、「よくある失敗パターン」の対処法を参考に指示を調整すれば精度が上がる。

旅館のプロンプト活用事例をさらに広げたい場合は、宿泊プラン紹介文が書けるプロンプト集や求人原稿を作るプロンプト集も活用してほしい。